Quest'area collega i fornitori agli ordini e alle entrate merci: richiedi materiale, il fornitore si impegna e pubblichi ciò che è arrivato in modo che inventario e AP rimangano allineati. Innanzitutto controllare i fornitori, quindi il flusso dei documenti e quindi l'abbinamento a tre, ove applicabile.
Flusso di lavoro end-to-end
Igiene del fornitore e del catalogo
Mantieni corretti i registri dei fornitori, i termini di pagamento e le imposte predefinite. Per acquisti ripetuti, utilizza i collegamenti agli articoli o i prezzi di listino per velocizzare il riordino.
Ciclo di vita dell'ordine di acquisto
Creare un ordine d'acquisto con la consegna, le righe e le imposte richieste. Dopo l'approvazione nella tua organizzazione, invia o conferma. Tieni traccia delle ricevute parziali e complete rispetto allo stesso ordine di acquisto per evitare ricevimenti eccessivi.
Ricezione e follow-up della merce
Alla consegna, registra un'entrata merci (GRN) con le quantità e, se la utilizzi, lotto o numero di serie. Indagare e correggere le varianze; collegare note di credito in ambito finanziario se i termini lo richiedono.
Casi d'uso comuni
Ricarica delle scorte da un fornitore preferito
Da scorte scarse o da un pianificatore, invia un ordine d'acquisto al fornitore giusto, abbina la ricevuta all'ordine d'acquisto e lascia che l'inventario venga registrato automaticamente.
Acquisto una tantum o a progetto
PO con un progetto o oggetto di costo sulla linea, ricevi una volta e chiudi il PO con saldo pari a zero.
Reso o correzione della quantità
Pubblica una ricevuta di ritorno o una riga negativa per polizza e allinea gli AP in modo che le fatture corrispondano a ciò che hai conservato.
Consigli pratici
La disciplina a tre (ordine/ricevuta/fattura) è più semplice quando i riferimenti di riga rimangono identici.
Non ricevere più della riga dell'ordine d'acquisto a meno che non si modifichi prima l'ordine; previene le difficoltà di audit.
Inserisci un nuovo fornitore con un ordine di acquisto di prova prima di assumere grandi impegni.
Schermate e conferme
Pile di documenti
La vista mostra le righe e i totali in uno strato a pagina intera; la modifica è un'altra sovrapposizione. Salva per convalidare, quindi ritorni all'elenco.
Redattore di riga
L'aggiunta o la modifica di righe in un ordine d'acquisto o in un'entrata merci può aprire un sottomodulo mirato per articolo, quantità e date senza perdere il documento principale.
Annulla ed elimina
L'annullamento di una riga o di un documento spesso richiede la conferma standard in modo che i messaggi rimangano intenzionali.