Cette zone lie les fournisseurs aux commandes et aux réceptions de marchandises : vous demandez du matériel, le fournisseur s'engage et vous publiez ce qui est arrivé afin que l'inventaire et les comptes fournisseurs restent alignés. Maîtrisez d’abord les fournisseurs, puis le flux documentaire, puis la correspondance à trois, le cas échéant.
Flux de travail de bout en bout
Hygiène des fournisseurs et des catalogues
Gardez les registres des fournisseurs, les conditions de paiement et les taxes par défaut correctes. Pour les achats répétés, utilisez les liens d’articles ou les prix catalogue pour accélérer les commandes.
Cycle de vie des bons de commande
Créez un bon de commande avec la livraison, les lignes et les taxes requises. Après approbation dans votre organisation, envoyez ou confirmez. Suivez les réceptions partielles et complètes par rapport au même bon de commande pour éviter les réceptions excessives.
Réception et suivi des marchandises
A la livraison, enregistrez une entrée de marchandises (GRN) avec les quantités et, si vous l'utilisez, le lot ou le numéro de série. Enquêter et corriger les écarts ; lier les notes de crédit en finance si les conditions l'exigent.
Cas d'utilisation courants
Recharge de stock auprès d'un fournisseur privilégié
À partir d'un stock faible ou d'un planificateur, envoyez un bon de commande au bon fournisseur, faites correspondre la réception au bon de commande et laissez l'inventaire être publié automatiquement.
Achat ponctuel ou projet
Bon de commande avec un projet ou un objet de coût sur la ligne, recevez une fois et clôturez le bon de commande avec un solde nul.
Retour ou correction de quantité
Publiez un accusé de réception ou une ligne négative par politique et alignez AP afin que les factures correspondent à ce que vous avez conservé.
Conseils pratiques
La discipline à trois (commande/réception/facture) est plus facile lorsque les références de lignes restent identiques.
Ne recevez pas plus que la ligne de commande, sauf si vous modifiez d'abord la commande ; évite les difficultés liées à l'audit.
Intégrez un nouveau fournisseur avec un bon de commande de test avant des engagements importants.
Écrans et confirmations
Piles de documents
La vue affiche les lignes et les totaux dans une couche pleine page ; edit est une autre superposition. Enregistrez pour valider, puis vous revenez à la liste.
Editeur de lignes
L'ajout ou la modification de lignes sur un bon de commande ou une réception de marchandises peut ouvrir un sous-formulaire ciblé pour l'article, la quantité et les dates sans perdre le document principal.
Annule et supprime
L'annulation d'une ligne ou d'un document nécessite souvent la confirmation standard afin que les publications restent intentionnelles.