Dit gebied koppelt leveranciers aan bestellingen en goederenontvangsten: u vraagt materiaal aan, de leverancier verbindt zich ertoe en u boekt wat er is aangekomen, zodat de voorraad en de AP op één lijn blijven. Eerst de masterleveranciers, dan de documentstroom en vervolgens de driewegmatch waar van toepassing.
End-to-end-workflow
Leveranciers- en catalogushygiëne
Houd leveranciersgegevens, betalingsvoorwaarden en standaardbelasting correct. Gebruik bij herhaalde aankopen artikellinks of catalogusprijzen om het opnieuw bestellen te versnellen.
Levenscyclus van inkooporders
Maak een inkooporder met de vereiste levering, regels en belasting. Na goedkeuring in uw organisatie kunt u het verzenden of bevestigen. Volg gedeeltelijke en volledige ontvangsten voor dezelfde inkooporder om te veel ontvangen te voorkomen.
Goederenontvangst en opvolging
Bij levering dient u een goederenontvangst (GRN) te posten met de hoeveelheden en, als u deze gebruikt, de partij of het serienummer. Onderzoeken en corrigeren van afwijkingen; koppel creditnota's in de financiële sector als de voorwaarden dit vereisen.
Veelvoorkomende gebruiksscenario's
Voorraadaanvulling door een voorkeursleverancier
Of u nu een lage voorraad heeft of een planner: wijs een inkooporder bij de juiste leverancier, koppel de ontvangst aan de inkooporder en laat de voorraad automatisch boeken.
Eenmalige of projectaankoop
PO met een project of kostenobject op de lijn, éénmalig ontvangen en de PO afsluiten met nulsaldo.
Retour- of hoeveelheidscorrectie
Plaats een ontvangstbewijs of een negatieve regel per polis en lijn AP uit, zodat de facturen overeenkomen met wat u hebt bewaard.
Praktische tips
Drievoudige discipline (bestelling/ontvangst/factuur) is eenvoudiger wanneer regelreferenties identiek blijven.
Ontvang niet meer dan de PO-regel, tenzij u eerst de bestelling wijzigt; voorkomt auditpijn.
Neem een nieuwe leverancier aan met een test-PO voordat u grote verplichtingen aangaat.
Schermen en bevestigingen
Documentstapels
Weergave toont lijnen en totalen in een paginagrote laag; edit is een andere overlay. Sla op om te valideren, waarna u terugkeert naar de lijst.
Lijn-editor
Door regels toe te voegen of te wijzigen op een inkooporder of goederenontvangst wordt een gericht subformulier geopend voor artikelen, aantallen en datums zonder dat het hoofddocument verloren gaat.
Annuleert en verwijdert
Bij het annuleren van een regel of document wordt vaak om de standaardbevestiging gevraagd, zodat berichten opzettelijk blijven.