Ten obszar wiąże dostawców z zamówieniami i przyjęciami towarów: żądasz materiału, dostawca zobowiązuje się i publikujesz to, co dotarło, aby zapasy i AP pozostały spójne. Najpierw opanuj dostawców, następnie obieg dokumentów, a następnie, w stosownych przypadkach, dopasowanie trójstronne.
Kompleksowy przepływ pracy
Higiena dostawców i katalogów
Dbaj o poprawność dokumentacji dostawcy, warunków płatności i domyślnego podatku. W przypadku powtarzających się zakupów użyj linków do przedmiotów lub cen katalogowych, aby przyspieszyć ponowne składanie zamówienia.
Cykl życia zamówienia
Utwórz zamówienie zakupu z wymaganą dostawą, wierszami i podatkiem. Po zatwierdzeniu w Twojej organizacji wyślij lub potwierdź. Śledź częściowe i pełne wpływy z tego samego zamówienia, aby uniknąć nadmiernej liczby odbiorów.
Odbiór towaru i kontrola
Przy dostawie wyślij dowód zakupu (GRN) z ilościami i, jeśli go używasz, partią lub serią. Zbadaj i popraw rozbieżności; połącz noty kredytowe w finansach, jeśli wymagają tego warunki.
Typowe przypadki użycia
Uzupełnianie zapasów od preferowanego dostawcy
Z poziomu niskiego stanu zapasów lub planisty zgłoś zamówienie zakupu do odpowiedniego dostawcy, dopasuj paragon do zamówienia zakupu i pozwól na automatyczne księgowanie zapasów.
Zakup jednorazowy lub projektowy
PO z projektem lub obiektem kosztowym na linii, odbierz raz i zamknij PO z zerowym saldem.
Korekta zwrotu lub ilości
Zamieść potwierdzenie zwrotu lub linię ujemną dla każdej polisy i dopasuj AP tak, aby faktury zgadzały się z tym, co zachowałeś.
Praktyczne wskazówki
Dyscyplina trójstronna (zamówienie / paragon / faktura) jest łatwiejsza, gdy odniesienia do linii pozostają identyczne.
Nie otrzymuj więcej niż kwota zamówienia, chyba że najpierw zmienisz zamówienie; zapobiega bólowi audytu.
Wdrażaj nowego dostawcę za pomocą testowego zamówienia zakupu przed dużymi zobowiązaniami.
Ekrany i potwierdzenia
Stosy dokumentów
Widok pokazuje linie i sumy w warstwie pełnej strony; edit to kolejna nakładka. Zapisz, aby zatwierdzić, a następnie powróć do listy.
Edytor linii
Dodanie lub zmiana wierszy zamówienia zakupu lub przyjęcia towaru może otworzyć podformularz skupiający się na pozycji, ilości i datach bez utraty dokumentu głównego.
Anuluje i usuwa
Anulowanie wiersza lub dokumentu często wymaga standardowego potwierdzenia, więc księgowania pozostają zamierzone.