Esta área vincula a los proveedores con los pedidos y las entradas de mercancías: usted solicita material, el proveedor se compromete y usted publica lo que llegó para que el inventario y los AP permanezcan alineados. Primero, domine los proveedores, luego el flujo de documentos y luego la coincidencia tripartita cuando corresponda.
Flujo de trabajo de un extremo a otro
Higiene de proveedores y catálogos.
Mantenga correctos los registros de proveedores, las condiciones de pago y los impuestos predeterminados. Para compras repetidas, utilice enlaces de artículos o precios de lista para acelerar el pedido.
Ciclo de vida de la orden de compra
Cree una orden de compra con la entrega, las líneas y los impuestos requeridos. Después de la aprobación en su organización, envíe o confirme. Realice un seguimiento de los recibos parciales y completos con respecto a la misma orden de compra para evitar una recepción excesiva.
Recepción y seguimiento de mercancías.
En el momento de la entrega, contabilice una entrada de mercancías (GRN) con las cantidades y, si la utiliza, lote o serie. Investigar y corregir variaciones; vincular notas de crédito en finanzas si los términos lo requieren.
Casos de uso comunes
Recarga de stock de un proveedor preferido
Desde un stock bajo o un planificador, genere una orden de compra para el proveedor correcto, haga coincidir el recibo con la orden de compra y permita que el inventario se registre automáticamente.
Compra única o por proyecto
Orden de compra con un proyecto u objeto de costo en la línea, recibirla una vez y cerrar la orden de compra con saldo cero.
Corrección de devolución o cantidad
Publique un recibo de devolución o una línea negativa por póliza y alinee AP para que las facturas coincidan con lo que guardó.
Consejos prácticos
La disciplina triple (pedido/recibo/factura) es más fácil cuando las referencias de línea permanecen idénticas.
No reciba más que la línea de orden de compra a menos que modifique el pedido primero; previene el dolor de la auditoría.
Incorpore un nuevo proveedor con una orden de compra de prueba antes de grandes compromisos.
Pantallas y confirmaciones
Pilas de documentos
La vista muestra líneas y totales en una capa de página completa; editar es otra superposición. Guarda para validar, luego regresas a la lista.
editor de línea
Agregar o cambiar líneas en una orden de compra o recibo de mercancías puede abrir un subformulario enfocado para artículos, cantidades y fechas sin perder el documento principal.
Cancela y elimina
La cancelación de una línea o documento a menudo solicita la confirmación estándar para que las publicaciones sigan siendo intencionales.